Documenten, zoals test- en materiaalcertificaten en tekeningen, worden bij projecten steeds belangrijker. Zonder de juiste documenten worden producten vaak zelfs niet goedgekeurd, waardoor ze niet kunnen worden toegepast. Het aantal documenten neemt bovendien sterk toe. Om inzichten geven in de groeiende documentenstroom en de status van elk document, maakt Econosto gebruik van een Document Data System (DSS).

 

Documentenstroom vastgelegd

‘Voorafgaand aan een project bespreken we tijdens een meeting met de klant hoe deze de benodigde documenten wil ontvangen’. ‘Ook leggen we vast welke documenten de klant op welk moment kan verwachten. Vervolgens leveren we de documenten tijdens het ordertraject op de afgesproken wijze aan, voorzien van een klantspecifiek voorblad.’

 

‘In het DDS registreren we elk opgevraagd document direct na ontvangst van de leverancier. Daarna leggen we elke beweging van het document vast, zoals het verzenden van het document aan de klant, de ontvangst van goed- of afkeuring van het document en eventuele mutaties zoals gewijzigde tagnummers of materiaalspecificaties. En ook worden correcties van eventuele vergissingen vastgelegd. Door elke beweging van het document te registreren, hebben wij – en dus ook onze klanten – op elk gewenst moment inzicht in de status van het document.'

Databoeken

Zijn alle documenten met betrekking tot een product goedgekeurd, dan worden ze aan het eind van het project conform een overeengekomen index samengevoegd in een ‘paspoort’ voor het product: het databoek. Zo’n databoek bevat bijvoorbeeld tekeningen, test-, materiaal-, verf- en lascertificaten en een manual. Zodra de klant het databoek heeft goedgekeurd, wordt het gekopieerd en gedigitaliseerd, waarna wij één exemplaar als referentie voor vervolgorders archiveren. Kortom: bij Econosto zijn documenten in veilige handen!